La dématérialisation des documents entreprise n’est pas complètement neutre pour l’environnement. En effet, les données sont stockées sur des serveurs qui consomment de l’énergie. Cependant, elle reste un moyen efficace pour lutter contre le gaspillage (de papier, d’encre et des machines d’impression, de lieux et de gestion de stockage, de temps humain passé à la recherche de ces documents…).

La dématérialisation s’inscrit donc bien dans une économie plus durable, le problème qui reste à résoudre étant l’électricité consommée et surtout sa provenance. En France, l’électricité étant à 75% d’origine nucléaire, son impact carbone est réduit. On conviendra que le nucléaire n’est pas la panacée en termes environnementaux, mais il peut effectivement avoir sa place en attendant la transition énergétique réellement propre et durable.

Voici un exemple de technologie et processus pouvant être employé en entreprise et relevant de cette dématérialisation et de ce qu’on appelle la transition numérique que le gouvernement appelle de ses vœux pour moderniser le pays (et lui-même : https://www.modernisation.gouv.fr/mots-cle/dematerialisation )

La facturation électronique

les factures sont certainement les documents papier les plus émis et envoyées par la Poste.

Papier, timbres, saisie de données, archivage… sont autant de frais directs qui augmentent avec les volumes de factures. La dématérialisation des factures constitue clairement un moyen d’accroître l’efficacité de votre entreprise en réduisant les frais directs et l’impact écologique.

Et que dire des documents perdus, des erreurs de saisie, de la résolution des litiges… Toutes ces tâches sans valeur ajoutée nécessitent du temps et des ressources. La facturation électronique rend l’ensemble du processus plus fiable, tout en ayant un effet positif sur votre rentabilité.

Depuis quelques années, les institutions européennes et nationales vous permettent de bénéficier de ces avantages.

Compte tenu de la nature de la transaction elle-même, les factures sont d’une importance critique. Or, dans un contexte globalisé de plus en plus compétitif, il est primordial de minimiser les coûts non productifs pour se recentrer sur son cœur de métier. La facturation électronique apparaît ainsi comme une exigence vitale à votre compétitivité.

Désormais autorisée dans un grand nombre de pays, pour des transactions nationales et internationales, entre les entreprises ou au sein de groupes multi-sociétés, la facturation électronique entre entreprises doit tout de même respecter des exigences fiscales et légales, notamment :

• La nature de l’échange (structuré, non structuré, signé électroniquement, etc.)
• La conservation des données (archivage légal, durée)
• L’intégrité des données (sécurité, confidentialité, non-répudiation)
• L’accessibilité aux données pour l’administration fiscale
Seul le respect total de ces exigences vous permet de supprimer les factures papier.

Une fois ce processus de facturation électronique mis en place, vous pouvez le coupler avec un système de coffre-fort électronique communiquant : https://www.archivage-numerique.fr/coffre-fort-numerique

Celui-ci vous permettra de conserver tout document et son intégrité pendant durée légale, sans avoir à gérer d’archives physiques.